Posta elettronica certificata

L’indirizzo per contattarci via posta certificata è:
cittametropolitana.fi@postacert.toscana.it

La Posta Elettronica Certificata consente la trasmissione di documenti informatici con la “certificazione” dell’invio e dell’avvenuta (o mancata) consegna.

Per conoscere le principali caratteristiche del servizio: http://www.digitpa.gov.it/pec

Alla nostra casella di PEC si può accedere solo da altre caselle di PEC.

Suggerimenti per i formati dei file

Prima dell’invio della documentazione, si consiglia di sottoscrivere, laddove necessario, con firma digitale i documenti informatici o le copie per immagine di documenti cartacei (ove consentite) secondo la seguente procedura:

Documento in origine cartaceo sottoscritto da soggetto diverso dall’utente che lo presenta

  • acquisire il documento cartaceo sottoscritto tramite scansione in formato PDF/A
  • nel caso di procura/delega, corredare il documento cartaceo del/i documento/i d’identità valido/i del/i sottoscrittore/i;
  • sottoscrivere il documento scansionato e in formato pdf/a con firma digitale del soggetto che lo presenta.

Documento in origine cartaceo sottoscritto dall’utente che lo presenta

  • acquisire il documento cartaceo sottoscritto tramite scansione in formato PDF/A
  • sottoscrivere il documento scansionato e in formati pdf/a con firma digitale da parte dell’utente che lo presenta

Si precisa che con la sottoscrizione, con firma digitale, delle copie informatiche di documenti cartacei l’utente/professionista dichiara (ai sensi dell’art. 47 del Dpr. n. 445/2000 T.U. sulla documentazione amministrativa) la conformità agli originali in proprio possesso: l’utente è, quindi, tenuto a custodire i documenti in originale.

Specifiche per l’acquisizione da analogico

Tipologia documenti B/N – Colore Dpi

Documenti testuali B/N 200
Documenti testuali scarsamente leggibili Scala di grigi 200
Documenti per i quali l’informazione colore sia fondamentale
Colore 200
Materiale fotografico Colore
Fino a 400, in relazione alla qualità dell’originale

Documento in origine informatico

  • la documentazione dovrà essere prodotta nel formati di seguito indicati a seconda della tipologia di elaborato, salvo che altre norme non prevedano formati specifici
  • il documento dovrà essere sottoscritto con firma digitale da parte dell’utente che lo presenta.

Formati dei file
L’indicazione sui formati da adottare è stata operata sulla base dei seguenti criteri: caratteristiche dei formati da utilizzare (aperti e non soggetti a royalty ) e implicazioni tecnologiche legate alla conservazione nel lungo periodo.

Tipologia documenti Formato

  • Elaborati letterali in solo formato testo (.txt)
  • PDF/A- Portable Document Format/Archiving per l’archiviazione a lungo termine
  • Elaborati tecnici DWF/ DWFx – Design Web Format
  • Allegati provenienti da acquisizione da analogico (scansioni): PDF/A
  • Documentazione fotografica PDF/A: La documentazione. fotografica non è una mera raccolta di scatti, ma contiene indicazione dei punti di ripresa e gli opportuni riferimenti testuali per ogni foto
  • Singole fotografie:JPEG,JPG – JPG2000

Si sconsiglia l’uso di altri formati in quanto proprietari o con possibile presenza di macro e/o codice

Istruzioni per la creazione di un file in formato PDF/A
Per chi è già fornito di Adobe Acrobat (o altri programmi di manipolazione di file PDF): usare la funzionalità che offre il programma.

Per chi non è fornito di Adobe Acrobat: di seguito vengono elencati due metodi alternativi per creare un file pdf/A con le relative dettagliate istruzioni.

I documenti PDF/A sono visualizzabile con qualsiasi reader PDF e producibili sia attraverso prodotti gratuiti a codice sorgente aperto (come ad esempio Open Office (http://it.openoffice.org/) o PDF Creator (http://sourceforge.net/projects/pdfcreator/) che con prodotti commerciali (p.e. Adobe Acrobat o Office 2010) a pagamento.

1) Istruzioni per produrre un PDF/A utilizzando PDFCreator

Dopo aver installato il programma pdfforge (scaricabile gratuitamente dal sito www.pdfforge.org)

1) Aprire il PDFCreator.
2) Cliccare sulla voce di menù “Stampante”. Selezionare la sottovoce “Opzioni”.
3) Nella nuova finestra, nella colonna di sinistra “Programma”, selezionare la voce “Salvataggio”
4) Nella parte centrale della stessa finestra apparirà il campo “Formato del documento predefinito”, dal menù a tendina sottostante sostituire la voce TIFF con la voce PDF/A. Premere il pulsante SALVA
5) Trascinare all’interno della finestra principale del PDFCreator il documento elaborato da trasformare
6) Apparirà una nuova schermata, premere il tasto SALVA
7) Apparirà la classica finestra “Salva con nome…”. Scegliere dove si vuole memorizzare il file e salvarlo.

Il documento così salvato (con estensione .pdf ) sarà in formato PDF/A.

2) Istruzioni per produrre un PDF/A attraverso Open Office

A partire dalla versione 2.4 Open Office (scaricabile gratuitamente dal sito http://it.openoffice.org/) permette la creazione di file PDF/A

1a) Se il file (testo o figlio di calcolo) è già stato creato con un altro programma (per esempio con Word o Excel di Microsoft) aprirlo con Writer o Calc, tramite la funzionalità File Apri.
1b) Creare direttamente il file con OpenOffice

Una volta terminato

2) Dalla voce menu “File” scegliere l’opzione “Esporta nel formato Pdf…..”
3) dal Menu “Opzioni PDF” che si presenta, nella sezione “Generale” , impostare la casella “PDF/A-1”. Si noti che tale formato non supporta immagini con sfondo trasparente.
4) attivare il tasto “Esporta”.
5) salvare il documento.
Il documento così salvato (con estensione .pdf ) sarà in formato PDF/A.

Definizioni
PDF/A: Standard ISO 19005-1:2005 “Document Management – Electronic document file format for long term preservation – Part 1: Use of PDF 1.4 (PDF/A-1)” pubblicato il 1º ottobre 2005 che definisce un formato (PDF/A) per l’archiviazione nel lungo periodo di documenti elettronici ed è basato sulla versione 1.4 del formato PDF di Adobe Systems Inc., implementato in Adobe Acrobat versione 5 e successive

DWF: Il formato DWF(Design Web Format) è stato sviluppato da Autodesk per la comunicazione e la condivisione di progetti realizzati con AutoCAD. La principale caratteristica dei DWF è di permettere di revisionare o stampare file CAD in una maniera più semplice rispetto ad AutoCAD stesso. A causa della sua elevata compressione, questo formato è più adatto alla trasmissione via internet. (http://en.wikipedia.org/wiki/Design_Web_Format)

JPEG (acronimo di Joint Photographic Experts Group) indica il diffusissimo formato di compressione a perdita di informazioni ed è un formato aperto e ad implementazione gratuita. Attualmente è lo standard di compressione delle immagini fotografiche più utilizzato.(http://it.wikipedia.org/wiki/Joint_Photographic_Experts_Group)

JPEG 2000 . I file in formato JPEG 2000 hanno generalmente l’estensione .jp2(standard) o .j2f (esteso). l formato JPEG 2000 consente di comprimere immagini in modo molto efficiente con una minima perdita di qualità ed offre inoltre la possibilità di applicare alla stessa immagine compressioni diverse da una zona all’altra, ad esempio più accurata nei punti d’interesse, più grossolana per le parti circostanti. È inoltre possibile associare metadati ad un’immagine. Nonostante queste caratteristiche conferiscano al formato JPEG 2000 un chiaro vantaggio rispetto agli altri formati immagine, la sua diffusione è tutt’oggi relativamente limitata perché non viene supportato dalla maggior parte dei browser. (http://it.wikipedia.org/wiki/JPEG_2000)